Teletrabalho: quais são os desafios dos novos trabalhadores remotos?

_ Em 2017, dos 2.8 milhões de trabalhadores portugueses por conta de outrem, apenas 779 profissionais (0,02%) estavam abrangidos por contratos que incluíam teletrabalho.

_ Os principais desafios dos teletrabalhadores dizem respeito à produtividade, gestão de problemas, tempos de resposta e distrações em casa.

_ A disciplina é definida como a característica pessoal mais importante para o trabalho remoto.

Passar de um regime de trabalho “in loco” para o teletrabalho pode ser um processo gradual e demorado, com fases de teste e adaptação. Se para algumas empresas a redução de custos com instalações e deslocações é bem-vinda, outras temem um possível decréscimo de produtividade. Estarão os profissionais e empresas preparados para este novo normal?

As empresas estão preparadas para o teletrabalho?

Portugal foi um dos primeiros países da Europa a enquadrar o regime de teletrabalho na legislação laboral, em 2003, muito antes da situação pandémica que vivemos atualmente.

Num estudo levado a cabo pela Eurofound “Working anytime, anywhere: The effects on the world of work”, de 2017, é possível observar que Portugal contava já com 11% dos profissionais em teletrabalho, sendo que apenas 2% o faziam de forma permanente.

Quando restringida a análise aos 2.8 milhões de trabalhadores portugueses por conta de outrem, apenas 779 profissionais (0,02%) estavam abrangidos por contratos que incluíam teletrabalho.

Que desafios surgem na adesão ao teletrabalho entre profissionais independentes e por conta de outrém?

Os desafios dos novos teletrabalhadores

Compreender os fatores que tornam o trabalho remoto desafiante é fundamental para a gestão de uma equipa e para assegurar o seu desenvolvimento contínuo. Caso contrário, os colaboradores com melhor desempenho podem ser os principais afetados pela transição, a nível de performance e motivação, especialmente se não existir treino e preparação prévia. Facilitar a transição implica analisar os principais desafios associados ao teletrabalho:

• “O trabalho remoto é menos eficiente e há menos incentivo ao esforço individual” - Um dos principais fatores de preocupação é a possível redução de eficiência por ausência de supervisão. Os dados não corroboram esta perceção, nem indicam quebras de desempenho induzidas pela falta dos métodos de controlo tradicionais. Contudo, as pessoas em trabalho remoto têm, no geral, a perceção de que trabalham mais.

• “A identificação e reação aos problemas é mais difícil” - Muitos colaboradores referem que os seus gestores remotos têm dificuldade em manter o nível de apoio, em formato digital, tanto por falta de formação, etiqueta digital ou simples ausência de um posto de trabalho comum, que facilita a identificação e reação aos problemas. A gestão e a criação de soluções para problemas fazem parte da lista das 10 competências mais procuradas numa empresa.

• “Os tempos de resposta e comunicação são mais demorados”: Durante o tempo de isolamento, a comunicação interna tornou-se mais demorada. A procura de informação passou a levar mais tempo e as respostas de colegas, mesmo a questões simples, tem demorado mais do que o normal em trabalho presencial.

• “Há menos empatia entre trabalhadores remotos” - Os estudos realizados com equipas em trabalho remoto mostram que a falta de conhecimento sobre as circunstâncias pessoais ou profissionais das pessoas à nossa volta conduz à falta de empatia. Isto traduz-se em situações de stress emocional e à perceção de menor profissionalismo nos colegas em teletrabalho.

• “O trabalho remoto reduz o espírito de equipa” - Reduzir o isolamento causado pelo teletrabalho é um dos principais desafios das organizações. As conversas entre colegas no posto de trabalho, sala de refeições ou à volta da máquina de café não existem e, a longo prazo, podem afetar o sentimento de pertença à organização. Mitigar este efeito é uma das principais preocupações dos gestores neste regime de trabalho. Na verdade, saber trabalhar em equipa é uma das competências mais valorizadas pelas entidades empregadoras.

• “As distrações em casa dificultam o teletrabalho” – O teletrabalho com filhos é mais desafiante, bem como para os casais em que os dois se encontram neste regime de trabalho, o que representa um desafio acrescido para organizações e indivíduos. A definição de espaços e horários próprios é umas das grandes preocupações no caso de uma adaptação forçada, e a recomendação é de tolerância na gestão das distrações naturais que surgem da mudança de ambiente, para evitar tensões adicionais.

A maior parte dos colaboradores portugueses em teletrabalho durante a pandemia indica o maior controlo do tempo como principal vantagem (77%), seguido da melhor gestão de horários e maior flexibilidade. A sensação de afastamento social dos colegas é o grande desafio apontado para 76%, com 64% a sentirem dificuldade em separar a vida profissional e familiar, reforçando os desafios já identificados.

Como potenciar o teletrabalho?

A disciplina é definida como a característica pessoal mais importante para o trabalho remoto. Para a promover, as organizações portuguesas podem considerar medidas como:

#1 Reuniões diárias, breves e estruturadas

Uma videochamada diária dentro da equipa, entre equipas ou individual, de forma regular, mostra preocupação com a existência de um momento em comum e mitiga a erosão do sentimento de pertença à organização.

#2 Canais de comunicação adaptados

Para além do email, as organizações que procurem potenciar o teletrabalho necessitam de adotar novas ferramentas ágeis de comunicação. A segurança da informação é chave.

#3 Novas regras de interação

A gestão do teletrabalho obriga a estabelecer momentos do dia e formatos de comunicação que garantam o direito à desconexão digital. Regras claras sobre que formato de comunicação é utilizado para cada momento facilitam a adaptação a esta nova forma de trabalho em equipa.

#4 Indicadores de desempenho revistos

Manter as equipas motivadas também significa ajustar a forma como se mede o desempenho e comunicá-la de forma eficiente.

#5 Formação das chefias e colaboradores

Para mitigar os desafios do teletrabalho, é necessário que chefias e trabalhadores aprendam como oferecer apoio, manter a motivação de equipas remotas e como lidar com momentos críticos à distância. Promover o desenvolvimento de competências de gestão emocional pode ser bastante útil para chefias gerirem equipas à distância e darem uma melhor resposta a situações de crise.

O teletrabalho veio para ficar?

Vivemos tempos de grande mudança e de profunda adaptação. Neste contexto, o teletrabalho já começou a transformar a sociedade e o mundo profissional. Sem garantias de que veio para ficar ou de que forma irá evoluir, cabe às organizações portuguesas olharem para os desafios que são impostos diariamente e continuarem a adaptar os seus processos e rotinas para manter as suas equipas motivadas.